GENZ-Kompetenzen: Policy Brief

Nuria hat hat Gesellschafts- und Wirtschaftskommunikation, Technikphilosophie und Public Policy in Berlin studiert. Derzeit absolviert sie ihren Master in Social Science of the Internet an der Universität Oxford. Nuria hat Erfahrungen im Europäischen Parlament, im Bundesministerium für Arbeit und Soziales und in der PublicSector-Beratung gesammelt. Hier erklärt sie uns ein wichtiges Instrument, das ihr bei ihrer Arbeit immer wieder begegnet ist.

Policy Briefs – Was ist das und woher kommt der Begriff?

Der Begriff „brief“ stammt vom indogermanischen Wort „mregh-u-“ ab, was so viel wie kurz bedeutet. Im 14. Jahrhundert wurde mit „bref“ erstmals ein von einer Behörde ausgestelltes Schreiben bezeichnet. Die Bedeutung „eine kurze oder prägnante Schrift“ stammt aus den 1560er Jahren. Im Deutschen ist „brief“ das allgemeine Wort für „Brief oder Schreiben“ (1) geworden. Policy Briefs, also kurze, prägnante Zusammenfassungen, erläutern eine spezifische Herausforderung, die durch eine politische Maßnahme angegangen werden kann. So verschaffen sie der:dem Adressat:in einen guten Überblick zu einem bestimmten Thema und bieten konkrete Handlungsempfehlungen. Das kann auf lokaler Ebene sein: Beispielsweise müssen in einem Bezirk Maßnahmen getroffen werden, wenn es an einer bestimmten Straßenkreuzung zu mehreren Unfällen gekommen ist. Policy Briefs kommen aber auch in der Außenpolitik zum Einsatz, beispielsweise wird unsere Außenministerin Annalena Baerbock besonders durch das Auswärtige Amt „gebrieft“ (also vorbereitet), bevor sie eine Handlungsentscheidung trifft.

Wann kommen Policy Briefs zum Einsatz?

Ein Policy Brief kommt vor allem zum Einsatz, wenn es dringend und wichtig ist, dass eine Herausforderung angegangen wird, und es verschiedene Handlungsmöglichkeiten gibt, die das Problem lösen könnten und sich die betroffene Handlungsinstanz noch für eine oder mehrere dieser Möglichkeiten entscheiden muss. Policy Briefs kommen auch zum Einsatz, um beispielsweise eine:n Bundesminister:in auf eine öffentliche Veranstaltung vorzubereiten, oder um die parlamentarischen Staatssekretär/innen zu „briefen“, die ihr jeweiliges Bundesministerium im Bundestag regelmäßig vor den Abgeordneten vertreten.

Warum werden Policy Briefs genutzt?

Für die:den Leser:in ist ein Policy Brief das Dokument, um schnell einen guten Überblick über das spezifisch vorliegende Policy Problem zu gewinnen. Somit kann die Person verschiedene Empfehlungen/ Lösungen besser durchdenken und sich schließlich für eine oder mehrere der vorgeschlagenen Optionen (oder weitere, die ihr einfallen) entscheiden. Kurzum: Policy Briefs dienen der fachlichen und strategischen Befähigung von Personen in Entscheidungspositionen. Policy Briefs vereinfachen und ermöglichen fundierte Entscheidungsfindungen. Das bedeutet auch, dass sie die Person da abholen sollten, wo sie in Bezug auf ihre Wissenslage steht. (Du müsstest also der:dem EU-Abgeordneten nicht erklären, wie die Mehrheitsverhältnisse im Europäischen Parlament sind, jedoch könntest du zum Beispiel schreiben, wie die Person welche politischen Lager mit ihrer Idee überzeugen könnte und auf welche EU-Abgeordneten sie oder ihr Team dafür zugehen sollten.) Gute Policy Briefs sind immer zielgruppengerichtet und -spezifisch. Es gilt: Je spezifischer und konkreter der Policy Brief – desto besser! Im besten Fall liefert ein Policy Brief der Person, an die das Dokument gerichtet ist, eine überzeugende argumentative Grundlage, mit der sie dann zum Beispiel in Verhandlungen gehen oder auch ihre nächsten Handlungsschritte rechtfertigen kann.

Wer schreibt Policy Briefs– und für wen?

Hier gibt es zwei Hauptströme: Zum einen werden Policy Briefs für interne Zwecke erstellt, zum anderen werden sie auch von außen als Vorschlag oder Vorlage zur Meinungsbildung bei Politiker:innen herangetragen. Intern werden Policy Briefs meist von den Mitarbeiter:innen einer Person in Entscheidungsposition bzw. der entscheidenden Handlungsinstanz erstellt. Das geschieht auf Anfrage, aber auch ganz normal im Ablauf einer politischen Institution wie beispielsweise eines Bundesministeriums. So werden die parlamentarischen Staatssekretär:innen, die ihr jeweiliges Bundesministerium vertreten, darauf vorbereitet, im Bundestag den Abgeordneten Rede und Antwort zu stehen und genau erklären zu können, warum das Haus welche Strategie derzeit verfolgt. Von außen ist es meist so, dass Stiftungen, Firmen oder große Organisationen Policy Briefs bei sogenannten „Think Tanks“ und/oder Public Advocacy/ Lobbying Unternehmen in Auftrag geben. Diese sind teilweise dann auch dafür verantwortlich, die geballten Informationen an Politiker:innen heranzutragen.

Für wen könnten Policy Briefs sonst noch spannend sein?

In dem Format eines Policy Briefs zu denken kann auch für Personen gewinnbringend sein, die nicht auf Anfrage Policy Briefs erstellen, denn: Policy Briefs helfen, die eigenen Gedanken rund um ein Thema oder eine Fragestellung zu strukturieren (im Zweifel sogar erst im Prozess zur richtigen, relevanten Frage zu kommen!) und die stärksten Argumente für sich herauszuarbeiten und zu kondensieren. Policy Briefs bilden eine starke Grundlage, um andere zu überzeugen. Somit sind sie ein tolles Werkzeug für eine Schulkonferenz, oder aber als Vorbereitung für Diskussionen im Allgemeinen Studierendenausschuss (AStA). Auch wer sich kommunal und/oder lokal einsetzen (oder auch gegen etwas vorgehen) möchte, kann auf die Idee eines Policy Briefs mitsamt seiner Struktur zurückgreifen. Zur Beeinflussung können Policy Briefs auch direkt weitergeleitet werden an Politiker:innen: Damit kann man der eigenen Stimme Gehör verschaffen und strukturiert die eigenen Argumente und Informationen vorlegen. Und im besten Falle greifen Politiker:innen diese Punkte dann auf! In Hamburg gibt es dafür ein wichtiges Instrument, den sogenannten Eingabenausschuss: Hier können Bürger:innen an die Bürgerschaft gerichtete Bitten und Beschwerden einreichen, die dann bearbeitet werden. Kommunale Themen können so direkt an Abgeordnete adressiert und kommentiert werden. Dies ist eine wichtige Kontrollfunktion gegenüber dem Senat und eine perfekte Möglichkeit mit einem Policy Brief zu Themen, die deinen Alltag direkt betreffen, Stellung zu nehmen.

Wie sind Policy Briefs aufgebaut und wie ist ihr Format?

Policy Briefs müssen kurz sein. Meist umfassen sie nur eine DIN-A4-Seite, denn wir können davon ausgehen, dass die zu entscheidende Person wenig Zeit hat, sich aber einen guten Gesamtüberblick verschaffen muss, um ihre Haltung zur Policy-Herausforderung zu finden. Stell dir vor, dass die Person maximal fünf Minuten hat, die Seite durchzugehen. Der Aufbau ist wie folgt

1. Wichtigster Punkt / Take Away Die Kernaussage kommt als Erstes – obwohl du sie als Letztes formulieren solltest, nämlich dann, wenn du all deine Argumente schon gesammelt und ausformuliert hast (unter Punkt 3).

2. Hintergrundinformationen und Policy Problem Dann folgen Hintergrundinformationen, zum Beispiel, wie viele Unfälle in den letzten 10 Jahren an der bestimmten Straßenkreuzung passiert sind und wie viele das sind im Vergleich zu anderen Bezirken/Regionen, wie die Medien die Unfälle aufgefasst haben etc.

3. Beweise / Faktenlage / Policy Analysis Dies ist das Herzstück deines Policy Briefs: Hierhin kommen all deine Argumente (bzw. Nachweise mit belegbaren, gut recherchierten Fakten). Obwohl ein Policy Brief scheinbar mühelos aussehen kann – dieser Teil nimmt die meiste Zeit in Anspruch.

4. Konklusion / Empfehlung(en) Was sich aus den Fakten und deiner Analyse ergibt, sind konkrete Handlungsempfehlungen. Das können mehrere sein. Hast du in deiner Policy Analysis (Punkt 3) davor jedoch zum Beispiel zwei konträre Ansätze abgewogen, würdest du dich hier klar für einen der beiden aussprechen und noch einmal kurz und bündig erklären wieso. Ein starker Policy Brief braucht nicht zwingend mehrere Empfehlungen, sondern durchdachte.

Hier eine Vorlage zur Orientierung:

Beispielvorlage zur Ansicht

Hier noch einmal das Wichtigste auf einen Blick! Ein Policy Brief soll:

• kurz & prägnant sein

• einfache Sprache verwenden

• zielgruppengerichtet sein

• spezifisch und aktuell sein

• gut recherchiert & mit Fakten hinterlegt (Quellen können auf Seite 2 angegeben werden) sein

• kohärent (vom ersten bis zum letzten Wort sollte der Text in sich schlüssig sein) und strukturiert sein – denn das hilft nicht nur der lesenden Person, sondern auch dir im Prozess des Erstellens

• visuell anschaulich sein (gerne Graphen und Zusatzinformationen in den Anhang – je schneller sich die Person einen guten Überblick über das Policy Problem verschaffen und verstehen kann, warum die vorgeschlagenen Empfehlungen sinnvoll sind, desto besser!)

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Quelle: (1) Online Etymology Dictionary, 2024: Brief, online, etymonline.com [04.02.2024].